科学管理 强化服务 大力推进信息化技术在后勤工作中的应用

        一、领导的重视是大力推进信息化建设的组织保障

        当今时代，信息化已经渗透到了人们生活、工作的各个方面。实现后勤工作信息化办公是科学管理、科学监督、科学决策的现实需要，是推动法院后勤管理工作创新发展的现实需要。院党组对此项工作高度重视，提出了强力推进全院机关信息化建设的明确要求，成立了由阎庆文院长亲自任组长的信息化建设领导小组，设立专门办公室，建立工作例会制度，研究解决信息化建设中的重大事项，配备了精干力量，形成了分工明确、齐抓共管、协调联动的工作机制，将信息化建设作为“一把手”工程来抓，主管后勤工作的副院长杨树业同志主抓信息化建设工作，本着后勤工作“牵一发而动全身”、“后勤不后”的工作理念，亲自拟定模块开发项目，针对后勤管理服务保障工作，不断破解在信息化建设过程中遇到的困难和问题，依托专业技术人才专门开发了网络派遣车辆、网络接待、网络发放办公用品、网上申请法庭及会议室等模块，确保信息化技术应用在后勤工作中的扎实推进。2013年7月我院就网络派遣车辆开始试行信息化技术应用，后勤中心对此高度重视。我们认为信息化建设是法院发展的必然趋势，也是实现传统管理向现代管理的一场革命，由于大家都习惯了原有的派车模式，对网络派车持怀疑态度，思想认识上存在抵触，大多认为信息化技术应用是“花瓶”，中看不中用，程序繁杂工作量加大。针对现状，后勤中心一方面按照院里的要求对后勤人员进行专项培训，另一方面广泛宣传网上办公和信息化应用的优点，逐步打破固有思维，让全院干警尝试网络派车，经过几个月的试运行，取得了广大干警的认同、支持和配合，全院干警逐渐掌握了网络派车的操作方法，体会到网络派车确实方便快捷、省时省力，提高了工作效率。同时使得信息化技术应用在其他后勤工作方面也得到了全院干警的认可。从2014年元月起，网上派遣车辆正式运行，同时网络发放办公用品、安排会议室和法庭、公务接待工作也在网上进行安排。

        二、信息化办公在后勤工作中的应用

        后勤工作是法院各项审执工作良性运行的物质基础和坚强后盾，一年多来，经过扎实有效地推进，信息化技术在后勤中心各项工作中得到充分应用，形成了效果良好的操作模式，较好的落实了无纸化办公，极大的提高了整体工作质量。

        1、实现对公务车辆的全面管理。

        一是利用网络派遣车辆。院内各部门如需公务用车，在内网的“办公系统”模块下，点击“后勤管理”模块，在“用车申请”子菜单下，填写用车时间、乘车人员、地点等事项，并报请本部门领导审批。部门领导审批后提交至车队管理人员，管理人员根据行车去向及用车人数，考虑车辆状况后安排车辆，反馈给申请人。在“用车查询”子菜单下，各部门可随时查看以往用车情况；“用车统计”子菜单便于车队掌握以往的派车情况，车辆、司机、用车部门、用车原因等。这样不仅便于各部门领导及时了解掌握本部门用车情况，而且有效杜绝了公车私用等违规情况的发生。

        二是利用互联网对油耗核算监管。车队管理人员登录互联网“中国石油”平台，查询掌握本院公务车辆定点用油月总量、单车加油时间、月加油总量流水账单，每月进行单车月百公里油料核算。如加油卡丢失也可运用该平台及时挂失，便倢高效。由于网上的及时性和准确性，核算工作精确无误，而且有效发挥了监控作用，控制了油耗，节约了油料。

        三是利用互联网实现了对院公务车辆的通行动态管理。车队管理人员登录互联网“陕西高速收费中心”平台，可随时查询掌握公务车辆（三秦通ETC)高速公路通行月总费用、单车通行时间、单车通行总费用。运用互联网“西安市公安局交通管理”平台，进行公务车辆管理状态、违法情况、年度检验情况的查询，通过以上平台的实时监控，有效杜绝了公务用车违规违法使用情况的发生。

四是利用互联网“使用法院GPS在线监控系统”实现了对院公务车辆进行静、动态监控。该系统可实现对公用车辆管控三大功能：一是支持定位功能。可对所有装GPS车辆实行全天候、全时空所在的位置、行驶状态进行监控，并可以进行行驶轨迹回放；二是支持报警功能。涵盖了超速报警、紧急报警、越界报警、防破坏报警、电瓶欠压报警、车门报警、疲劳驾驶报警、主电掉电报警和自定义其他报警等九大报警功能，并在报警的同时触发摄像头对报警情况实施抓拍。三是支持遥控功能。按照权限，使监控中心对所有装GPS车辆实施遥控断电、断油功能，达到车辆制动的效果。实现全省每台装GPS的车辆时时处处都在监管之中的目标。

        随着系统应用的深入，凸显出其在管理方面的四大优势：一是落实了管理责任。通过办公OA系统派遣出车的同时，相关派车人、使用人和驾驶员的信息就记录在GPS系统上，可随时查询，落实了安全责任；二是降低了运行成本，节约了经费。通过行驶轨迹回放、越界报警等功能，大大减少了公车私用、车辆“延伸使用”等现象，2014年上半年和2013年上半年相比车辆运行费下降大约20%；三是强化了安全意识。通过超速报警、疲劳驾驶报警等功能，强化了驾驶员文明行车、安全行车的意识；四是提高了管理效能。以前省法院每逢节假日对各单位的公用车辆进行检查，都要抽调大量人力现场检查，而现在则通过GPS系统的远程断油断电功能进行技术封存，仅需派少量的人进行抽查和路查，节约了经费，减少了劳动力。

        2、实现了网上申用会议室及法庭工作。2013年11月21日院内网启用“法庭使用”和“会议室使用”模块上线运行。法庭、会议室使用均按照统一管理、局部调配的方式进行管理。各庭法官干警可在审判管理系统中“案件排期”子菜单下进行法庭使用申请，在办公系统“后勤管理”中“会议室申请”子菜单下进行会议室使用申请。在使用初期，干警对网上预订不习惯，仍是通过电话联系，物业客服中心针对这种情况，为了保障工作正常运行，采取电话告知与网上预订相结合，遵循网上预订优先使用的原则，经过一段时间的运行，全院干警体会到网络预订的优先和快捷，自觉取代了电话预订方式，网络预订得以全面推行，大大提高了工作效率。

        3、实现了利用网上申请、发放办公用品和物品。我院办公用品申领管理系统从2013年7月1日正式启用，网上发放办公用品，是我院最早落实网上办公信息应用的。已完全落实“无纸化”办公程序。干警需要申领物品时，在内网的“办公系统”模块下，点击“后勤管理”模块，在该模块里打开“物品领用”子菜单，选择“领用申请”菜单，开始填写物品申领表，在物品名称中选择申领的物品及数量，通过网上报请本部门领导审批。部门领导审批后，传送后勤中心总务科，总务科网上通知申请人员进行办公物品领用。“后勤管理”模块下，还有三个子菜单，“部门查询”子菜单是各部门对本部门以往申领信息进行管理查询；“领用查询”子菜单主要用于后勤中心对全院各部门申领物品查看和检索功能；“物品管理”子菜单用于后勤中心对办公物品信息进行管理，根据需要随时可以添加或更改办公物品名称、类别等。经过一年多的运行，受到全院干警的认可。大家一致认为通过信息化管理，办公物品的选择、申请便捷高效，同时便于各部门掌握本部门的办公物品领用情况，避免铺张浪费和虚报冒领。经过同比，办公物品消耗比去年同期节约了15%。

        4、实现了运用网络信息安排公务接待和会议接待工作。一是运用内网安排各部门的公务接待用餐。各部门有接待任务时，在内网“后勤管理”模块下，点击“接待管理”菜单，在“接待申请”子菜单下，填写来客单位、职务、就餐标准并经本部门领导网上审批，通过网络提交主管财务的副院长及外事办公室负责人批准后网上转交食堂管理科，即按批准的标准安排就餐。用餐完毕食堂管理科将费用核算后网上报外办，由外办与院财务联系报账，一月一结。在“已办管理”子菜单下，可以查询到各部门以往的接待记录。整个流程各部门责任明确，每个节点衔接得当，减少了很多事务性工作，由外办每月统一核算结账，避免了过去食堂同各部门核算结账的繁琐局面。二是每周通过内网报批《周食谱》。食堂管理科根据物价及经费情况，兼顾营养搭配和饮食习惯，每周三通过内网将下周食谱制定好报中心领导审阅批准后，由食堂管理科通知厨师长组织实施。经过层层把关，饭菜质量受到全院干警的认可，同时也有效避免了不合理的浪费现象。

        5、实现了网上考勤、请假工作。我院党组提出“上班即开机，开机即上网，下班即关机”的网上考勤方式，内网首页“今日考勤”栏目下，设置“公出”、“事假”、“病假”、“法定假”四项，将请假人员的姓名按类别予以公布。“已网上考勤人数”项目下公布了网上签到人员的姓名、部门、电话等。“未按规定网上考勤人数”项目下公布未按时开机，也没有办理请假审批手续的干警姓名、部门等。“各部门网上考勤情况”项目下按部门公布了所有在线干警的姓名。由于分类清楚，考勤情况一目了然。

        如果干警请假或外出时，在内网首页的“办公系统”模块下，点击“请假管理”菜单，有“因公外出”和“请假管理”两个子菜单，按事由进入相应的子菜单，填写时间、事由、地点等后报本部门领导审批，然后网上提交人事处办理相关手续，整个流程使得考勤管理更具智能化、人性化，缩短了时间，提高了工作效率，每个节点责任明确无误。

        三、下一步信息化在后勤工作应用中的几点思考

        虽然我院后勤工作中信息化应用中取得一定成效，得到全院干部和职工们的认可，但还需要进一步完善和改进。

        一是进一步转变观念。今后全省法院还需进一步提高信息化工作在后勤领域应用的重要性的认识，要站在政治高度和战略高度认识到推进信息化建设的重要性和紧迫性，实行“一把手”工程，树立“科技强院”的理念，实现对后勤工作的信息化、规范化、科学化、智能化的高层次应用和管理，这也是科学发展观在后勤工作领域的进一步的应用和发展。

        二是需要克服畏难情绪。当前一些后勤工作的人员认为信息化技术应用投资大，资金困难，产生畏难情绪，而且认为后勤工作相对简单，只要嘴勤、腿勤就能做好，而具体从事后勤工作的干警大多年龄较大，对于电脑操作也存在畏难情绪。如果电脑知识得不到普及，干警不懂得如何使用电脑，那就谈不上无纸化、自动化办公，当硬件设备和软件系统解决后，信息化应用的效果就取决于干警技术操作，因此需要进一步增强后勤干警对网上应用的重要性和必然性的认识，增强危机感和紧迫感，尽快适应新的形势发展需要。

        三是实现后勤现行信息化管理与审判业务建设的对接。只有现行的法院管理科学合理，在信息化管理中实现审判业务有效对接,才能体现出管理带来的效益，展示出信息化给法院管理带来的革命性变化，使法院的管理工作真正上层次，上台阶。后勤工作点多面广，涉及到每个干警工作生活的方方面面。因此，在信息化建设的进程中，应进一步对后勤管理系统进行整合。对法院后勤管理中，诸如办公用品的“领用登记”、“入库登记”等子系统进行整合，从而增加后勤工作的透明度，减少后勤工作人员的工作量，提高后勤部门的工作效率。其次是对车辆管理与审判管理进行整合。将车辆管理与案件管理中的“办案日志”进行整合，加强案件管理中的工作量统计，建立以办案为用车事由时，用车申请被审批并出车后，该项记录自动记录到该案件的“工作日志”中,从而强化案件的成本核算,充分发挥信息化技术在业务工作中的综合对接。

        信息化是大势所趋，信息化工作潜力巨大。今后我们将进一步统一思想认识，攻坚克难，乘势而上，读懂互联网思维，善用互联网思维，以对后勤工作高度负责的责任感和使命感，切实履职尽责，不断提高后勤工作的信息化建设应用水平，不断推进后勤工作的网络化、精细化、规范化建设，为审判执行工作提供更加坚实有力的物质保障。