西乡：“四个加强”提升档案规范化管理

今年以来，西乡县人民检察院在档案工作目标管理达省AAA级标准的基础上，以服务中心、服务大局、服务检察工作为档案工作出发点，进一步加强档案业务建设，健全管理制度，不断加大设备投入，强化机制创新，注重资料编研利用，有效提升档案规范化管理，不断提高该院档案的管理水平。

加强规范管理，提升档案工作标准。一是健全管理制度。该院进一步修订、完善了《文书、诉讼档案借阅制度》、《文书、诉讼档案保管制度》、《档案的立卷归档、鉴定、销毁制度》、《档案安全保密制度》、《会计档案管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案人员岗位职责》等一系列档案管理规章制度，做到收文有登记、拆函有专人、传递有手续、批办有记载、借阅有证明、阅文有专室、立卷有规定、销毁有鉴定、利用有效果、移交有清册，保证每个环节都正常有序开展，实现档案管理由“静态管理”向“动态管理”转变。二是细化工作责任。该院将机关档案管理工作纳入绩效考核，明确各部门关于档案保管、立卷归档、安全保密、归档移交等工作标准，并与部门负责人签订责任书，与业务工作同部署、同检查、同考核。三是强化人员培训。定期组织各专、兼职档案人员学习档案业务知识，不断积累工作经验。今年以来该院先后2次邀请市、县档案局的业务人员来院指导档案工作，进一步提高了该院档案工作的水平。

加强设备更新，提升档案工作档次。一是加强档案库房建设。按照档案制作室和库房“两分开”的要求，设置了10平方米档案办公室和50余平方米的档案库房，配备了10列20组密集架，1组防磁柜，满足了档案管理长远规划的需要。二是实现档案科学化管理。为档案工作配备电脑、管理服务器、复印机、打印机、移动硬盘、防磁柜和档案管理软件等办公软硬件设备，实现了档案工作全程机械化操作、数字化管理。三是强化档案安保设施。按照防盗、防潮、防火、防尘“四防要求”，档案库房配备中央空调，除湿机、温湿度仪、灭火器等配套设备，积极加装密码门和报警装置，保证档案安全。

加强档案制度创新，提升档案工作效率。一是建立专职和兼职相结合的人员工作机制。挑选政治素质高、工作能力强、熟悉电脑操作的干警作为专职档案管理员，同时，明确各部门内勤为兼职档案管理员，形成以综合档案室为中心幅射全院的档案管理网络，提高档案归档录入效率。二是建立电子和纸质结合的资料保存制度。主动适应当前电子档案逐年增多的现状，制定“双归档”制度，对永久文书档案实行全文电子扫描和挂接，拷贝硬盘后与纸质档案一起保存，保证档案资料准确全面，档案查阅方便快捷。三是建立分层和分类结合的整理制度。每年年初对上一年的档案按照年度和保存时间进行分层整理的同时，按照文书档案、声像档案、诉讼档案、会计档案等进行分类整理，对每一份文件、卷宗和图片均按照要求制作档案卷宗皮，分别编号后装入档案盒进行归档，做到资料保存科学、规范。

加强编研利用，提升档案工作实效。一是积极为本院和上级院文献编纂提供服务。该院档案室完好保存了自建院以来的工作纪实，包括文书、文件和部分图片资料，为县委和上级院编纂县志、检察史料提供了详实、客观、准确的资料。二是积极为外单位和各业务部门工作提供服务。2014年以来，先后为外县、外单位和本院各业务部门的40余人次提供查、借阅档案50卷（件），围绕检察中心工作，深入研究挖掘档案资源，对有参考价值的档案信息进行整合、加工、提练，先后为反贪、反渎、预防、民行、公诉等业务部门提供档案资源和文字资料，为深挖案源、行业预防和诉讼监督等工作提供了坚实基础。

（作者：西乡县人民检察院  冯铸  编辑：胡安辉）