咸阳职院大力加强档案管理工作成效好
咸阳职业技术学院校史馆一角
——健全管理制度，规范管理程序。 为实现档案管理工作的制度化、规范化和科学化，该院依据《档案法》等有关法规，结合院情实际，制订了《档案管理办法》《立卷归档规定》《档案收集制度》《安全保密制度》《查阅利用制度》《统计、鉴定、销毁制度》《库房管理制度》《突发事件应急处置办法》《工作失误追究制度》等10余项制度规定，明确了各项工作的程序、规定和目标要求，明确了各归档部门的归档类目、保管期限和归档时限。在推行“预立卷”制度的过程中，该院在进行全面培训的基础上，严格要求兼职档案员做到全面收集，准确分类，有序排列，及时修正，正确编号，规范填写，整齐装订，按时移交。工作人员根据归档实际建立了全宗卷，编制了分类保管期限表，总目录、分类目录检索工具，完善了备查卷，充实了电子档，使档案管理日趋规范和科学。
——加强硬件投入，优化管理环境。 近年来，该院对档案工作的经费投入力度也逐渐加大，2012年，该院投资30余万元的校史馆建成并开放，集中展示了从1937年陕西省彬县师范创建到现在近80年的有关图文、实物等珍贵史料上千幅（件），成为直观、立体、全方位展示学院发展历程，激发在校师生爱院建院的热情，成为历届校友、社会贤达关注学院发展的有效平台。目前，档案馆办公、整理、编研、查阅、消毒、库房等场所相互分开，互不影响，使用面积达844平方米。办公计算机、打印机、复印机、刻录机、摄像机、照相机、碎纸机、扫描仪、海量存贮器、大容量移动硬盘等办公设备都已俱全；消毒柜，防磁柜，温、湿度测试仪，灭火器，空调机等维护设施全部配备到位。日常办公用具均为档案专用，符合规范要求，档案管理硬件设施得到明显改善。
——加强培训学习，提升业务素质。 该院通过多种渠道，采取多种形式提高档案管理人员的业务素质。 一是 分批次选派档案管理人员和专职人员参加业务培训会、经验交流会，多方面听取专家对档案工作的意见，学习兄弟院校的先进经验。目前，该院档案馆6名人员，均接受过市级以上档案部门组织的专业知识培训。 二是 积极选拔工作认真扎实、责任心强、学历层次较高的人员充实队伍，使档案工作队伍在学历层次、整体素质方面得到明显提高。近几年来，该院专职档案人员由3人增至6人，本科以上学历达33.3% ，中级以上专业技术职务、技术等级达100%。兼职档案员队伍由16人增至30人。 三是 定期组织专兼职档案员学习《档案法》《普通高等学校档案管理办法》等上级有关的规章制度和档案管理相关知识，及时普及档案法律法规，辅导业务知识。 四是 按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合该院档案工作的现状，安排专职档案人员对兼职档案员进行针对性的业务培训，定期深入各部门对归档工作进行督促、检查和指导。 五是 创建档案工作群，及时探讨交流，学习提高。通过以上措施，该院档案人员的责任意识、敬业精神、业务能力明显增强。
——强化过程管理，确保档案完备。 该院实行部门归档制度，各兼职档案人员按照档案馆的要求做好文件材料收集、整理等工作，按档案馆规定的时间和程序办理各类档案的移交手续，各类档案的归档范围、归档时间、保管期限、归档手续，根据该院档案馆有关归档制度的要求执行，未及时归档的，档案馆采用适当方式予以通报。档案馆根据上级有关规定，结合实际情况，制订了学校档案实体分类方案，并对所有档案进行了鉴定、分类、整理、编目和安全保管。采用先进的档案保护技术，对已经破损或者字迹褪色的档案，及时进行了修复或者复制，对重要档案和破损、褪色修复的档案及时进行数字化。
——加强数字化建设，提升信息化水平。 2013年5月，该院“南大之星”档案管理系统开始试运行。档案馆工作人员经过多轮培训，现场指导演练，使全院30个归档部门的绝大多数兼职档案员快速的进入工作状态，熟悉操作流程，适应操作要求，规范录入程序。2013年，28个归档部门录入移交档案目录3096条，基本做到了纸介质与数字化目录的同步移交。个别部门的部分档案甚至做到了全文上传，实现了该院档案数字化建设的突破。截至2015年6月中旬，档案馆已整理、录入档案信息条目13500余条，档案数字化建设实现了较大突破。
——推进档案编研，整合信息资源。 编研是档案服务利用的伸延工作。目前，该院已完成了《2012-2014年咸阳职院大事记》领导审阅件的修改定稿工作，共收集、编写该院大事、要事信息300余条，图片资料百余幅。完成了《陕西教育年鉴（2013卷）》的组稿任务，为咸阳市委组织部提供《咸阳职院党政组织史料（1998.6-2007.5）》，完成了该院组建以来（2005.1—2014.12）各类获奖情况的收集整理，完成了《咸阳职业技术学院校志编撰工作实施方案》及参编人员筛选、办公地点确定、资料收集等前期准备工作。同时，该院成功申报了院级科研课题《职业院校档案预立卷制度的实践与研究》，目前已进入论文撰写阶段。
——提升资源利用，凸显服务功能。 近年来，该院档案馆不断更新服务理念,创新服务功能,完善服务机制,树立“以人为本，服务社会”的服务理念,提高档案的利用意识,促进档案事业的可持续发展。2010-2011年，该档案馆为学院迎接陕西省教育厅高职人才培养工作评估提供了大量详实的原始文字、图片、音像等珍贵资料，确保了检查评估的顺利通过。2014年，该院档案馆为创建省级示范高职院校和全国文明单位提供了丰富详实的佐证材料。近几年来，该院档案馆先后为教师职称评审、人才培养评估、创省级示范高职、创建全国文明单位等活动提供查、借档上千卷次，为毕业生、相关社会职能部门出具证明、复印资料数千份，在学院建设、人才培养、社会应用方面发挥了基础性作用。
——建立考核制度，做到奖惩分明。 2011年，该院成立档案管理考核领导小组，同时印发《档案工作考核办法》，将全院档案工作纳入部门年终目标责任考评，与部门其他工作同时考核，有效促进了档案工作与全局工作的齐抓共管，齐头并进。该院档案馆建立了检查、考核和评估制度，加强了对专、兼职档案人员的检查、评估，管理考核实行百分制，根据考核得分，设优秀、合格、不合格三个等次。每学年末，该院根据考核结果，对在档案工作中表现突出的部门和个人予以表彰和奖励。对违反档案法律法规的人员，按照国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》执行，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
