找出成功的最短路径

　　程序设计的领域有一项非常著名的赛事，叫做“计算机鼠迷宫”。比赛方法很简单，参赛者必须在电子老鼠身上输入程序，最快走出迷宫者，就赢得胜利。赛途中，电子老鼠撞壁后会立刻修正路线，并记忆起来。在不断修正下，电子鼠最终会得到一条逃出迷宫的最佳快捷方式。

　　计算机鼠迷宫的比赛很适切的体现了“标准作业程序”(SOP，Standard Operating Procedure)的精神。如同浩域企管顾问陈国钦所说，“成功就是把对的经验不停复制及改良。”当一项工作反复地做，从错误当中持续修正方法，你会获得一套只要照着做就不会出错的成功方程式，也称之为“最佳实践”(Best Practice)。

　　将做到滚瓜烂熟的工作，写下巨细靡遗的步骤

　　英国历史、政治学家帕金森(Cyril Northcote Parkinson)曾针对官僚体制进行研究，他提出的“帕金森法则”第一条讲的就是，“工作量会自动膨胀到把这项工作被赋予的时间全部用完为止。”说得白话一点，原本可以在短时间内做完的工作，如果不积极去处理，就会把所有时间和预算消耗完。

　　帕金森举了一个例子，同样是写一张明信片，一个在家闲闲没事的人可能花了一整天慢慢构思，一个忙碌的上班族可能3分钟就写好了。换个角度想，完成一项工作的效率和成果，取决于你想不想很快完成、有没有能力快速完成。

　　《模式化工作术》一书作者信太明指出，上班族每天都得处理许多例行业务和琐事，大约占据了所有工作的75%，剩下的25%才是能够产生附加价值的工作。如果你任由75%的例行琐事耗尽了你的上班时间，可想而知，一整个工作天下来，你做的都是“没有附加价值的事”。

　　如何加快例行事务的处理速度，让你可以腾出更多时间做更重要的事？这就是SOP可以发挥作用的地方。

　　信太明说，很多人在处理这些工作时，每次都从零开始，经常要花费大量时间在回想、思考和调查。如果能建立自己的工作SOP，将个人工作加以分析整理，并且依据从错误中学到的经验，回过头来修正流程，再制作成步骤说明、检核表或工作指南，就可以扭转“上班一整天却一事无成”的窘境，只花25%的时间在75%的工作上，投入75%的时间在25%的高附加价值业务，提升你的工作效能与价值。

　　你可能会认为，很多日常工作你熟到闭着眼睛都能做，何必大费周章写下来。然而，德国心理学家艾宾豪丝(Hermann Ebbinghaus)研究发现，人类丧失记忆的速度在事件发生20分钟后为42%，1小时后约为56%，6天后则会失去76%的相关记忆。

　　将你做到滚瓜烂熟的工作，写下巨细靡遗的步骤，除了可以提供给你的新人、生手同事参考，对你自己其实帮助更大。很多时候，你做完某项工作时，都会有些感触心得，甚至会有出错疏忽的地方，不记下来，很容易重蹈覆辙。更重要的是，透过SOP的撰写，你还可以重新检视自己的工作流程有没有改进的空间。

　　制作编写SOP：守、破、离三阶段

　　在了解将SOP运用于工作上的好处之后，接着便是动手写下来，陈国钦认为会经历“守、破、离”这3个阶段。

　　守：在还不熟悉怎么将工作SOP化的初期，先守住正确的方向，透过理论，学习该如何搜集数据、拆解工作流程，一步步制作流程图与检核表，奠定扎实的基本功。

　　破：初步写出工作SOP之后，最重要的是要将它实际应用在工作上。从不断地trial and error(试误)中，找出改善点。这时你开始破除框架，懂得参考各方成功者的SOP，借用成功经验优化自己的流程。

　　离：当你对工作很熟练，能够灵活执行SOP步骤和技巧，甚至还发展出一套你自己的诀窍，你就脱离了过往，拥有一套专属于你的最佳工作方法。

　　有些人认为依赖SOP，容易使人陷入僵化、不知变通的窘境。这是因为对SOP有错误的认知。使用SOP不仅要知道怎么做，更要知道“为什么这么做”。当你清楚知道每个步骤形成的背后原因，面对突发状况时，才懂得掌握原则、随机应变，不至于脑袋空白，不知所措。