员工报销费用时应注意这些规定

处理企业员工的报销费用的事宜，一直是企业财务人员的必备技能，那在给员工报销费用时，应注意哪些事项，这些规定希望对您有所帮助。

一、任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。

二、报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证（发票之单位名称必须是正确无误（合富生化/合益信息/合康生物）），由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。　

三、报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

四、对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。　　

五、签名的规定：

1、 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

2、 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。

六、 财务复核结果视情况做下列处置：

1、退回报销单（注明退回原因）。

2、剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款（附剔除原因）。

3、要求报销人员补充说明或补必要单证。

4、交出纳付（汇）款。

七、每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。

八、每周汇员工报销款后，差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。

九、在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

本报记者 白圩珑