陕西省档案局关于2020年省级单位档案工作年度执法检查的通报

陕档发〔2020〕24号

省级机关、省属企业事业单位：

  按照《陕西省档案局关于2020年省级单位档案工作年度执法检查通知》的要求，省档案局于10月-12月对省直机关及省属企事业单位2019年度档案工作进行了执法检查。执法检查采用“双随机一公开”方式，在省纪委、省委组织部、省档案馆纪委的监督下，以计算机随机摇号的方式，从检查对象名录库、检查人员名录库中抽取检查对象32个单位、执法检查人员128人次。检查对象包括省直机关20个，省属企业3个、高等院校9个，执法检查人员包括省档案局行政执法人员和省直机关档案工作协作组、省属企业档案工作协作组成员单位的人员。抽取的检查对象和执法检查人员名单于2020年9月在“陕西档案信息网”上进行了公告。

这次档案工作执法检查在省档案局统一组织领导下，由各执法检查组具体实施。检查采取听取汇报、实地查看、综合评议和现场反馈意见等方式进行，检查后对每个被检单位下达了档案执法检查反馈意见单。执法检查中严格执行行政执法三项制度，随机抽取的结果在网上予以公开，检查过程佩戴行政执法记录仪实施全程记录，确保执法检查依法、公平、规范，相关检查结果上传陕西档案信息网。

从受检单位情况看，多数单位都能贯彻执行档案工作有关法律法规，认真履行档案工作主体责任，积极推动档案工作制度化信息化规范化建设，充分发挥档案存史资政育人和服务发展功能。现将执法检查情况通报如下：

一、提高政治站位，加大了档案工作组织领导力度

各单位能够认真学习习近平总书记关于档案工作的重要论述坚持把档案工作作为本单位一项重要的基础性工作来抓，深入开展档案法律法规学习活动，加强督促检查，普遍建立档案工作机构、档案工作网络，加大对档案工作的组织领导力度，进一步明确分管领导、主管部门领导和专兼职档案管理人员职责，形成档案工作责任体系。多数单位把档案工作纳入本单位年度工作计划和责任目标考核，及时研究解决档案工作遇到的困难和问题，确保档案工作的有序开展。省委机构编制委员会办公室、省司法厅、省总工会、省人力资源和社会保障厅、省委台湾工作办公室高度重视档案工作，定期听取档案工作汇报，加大档案经费保障力度。西北政法大学、西安科技大学档案馆通过党委会、校长办公会研究部署档案工作，并将档案工作纳入“十三五”教育事业规划及信息化建设规划，与科研工作同部署、同推进。

二、强化制度执行，档案管理工作进一步规范

坚持把依法管理档案作为基础性工作来抓，认真贯彻落实《档案法》《陕西省档案条例》和中办国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》及省委省政府两办《实施意见》，根据国家档案局8号令、10号令和13号令的要求，结合本单位、本行业工作实际，建立健全档案收集、整理、归档、查借阅、安全保管、统计等制度措施，确保了档案工作开展有序、管理有规、考核有据。如团省委、西安科技大学档案馆等单位从档案收集、整理、鉴定、保管、统计利用等环节入手，建立完善管理制度，根据机构改革职能变化，及时修订了《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，提高了档案管理规范化水平。

三、注重基础业务，档案归档整理工作成效显著

档案归档整理工作是一项基础性、业务性很强的工作，工作质量好坏直接影响档案功能作用的发挥。从执法检查情况看，各单位普遍重视档案基础业务工作，全面执行新的业务标准。目前，大部分单位室藏档案结构合理，门类齐全，达到了应收尽收，应归尽归，归档率达98%；西安外国语大学、西安外事学院各个门类、各种载体的文件资料收集归档齐全、完整、整理规范；省人力资源和社会保障厅、省地震局、陕西法士特汽车传动集团有限责任公司、西安外国语大学注重发挥档案资源优势，主动加强档案信息资源的开发利用，编辑出版大事记、年鉴、文件汇编等图书资料，为经济社会发展提供了有效的服务保障；陕西工业职业技术学院、西安医学高等专科学校等注重加强档案干部业务技能，通过组织业务学习、外出培训、院校档案交流等途径，提升专职档案人员的业务素养。档案整理、编研总体水平不断提高。

四、实施创新驱动，档案信息化建设持续推进

多数单位能够按照档案工作信息化要求，不断推进“存量数字化、增量电子化、服务网络化”。大部分被检单位将档案信息化建设纳入机关信息化整体规划，同步设计、同步建设、同步发展，配备了档案管理系统及数字化设备，对纸质档案进行全文数字化处理等，同时，对OA系统和业务系统形成的各类电子文件进行有效归档管理，机关档案工作自动化水平和服务能力有较大的提升。高校的档案数字化工作普遍完成较好。西安外事学院自2012年起实行电子档案和纸质档案同时归档，档案机构网络系统健全，实现了网上查询、借阅审批流程。团省委将档案管理系统和单位OA系统对接，实现电子文件随时收集、随时归档。

五、完善基础设施，档案安全得到了有效保障

多数抽检单位能够着力推进档案基础设施建设，强化档案规范管理和信息安全防范，坚持从宣传普及档案安全法规制度入手，定期组织学习，结合实际制定安全管理制度和档案人员岗位责任制等，突出档案安全保密要求。加大对档案库房的建设和档案装具配置的投入，硬件设施逐步趋于完善，大部分被检单位实现库房、阅览、办公“三分开”，档案保管实现“八防”要求。民盟陕西省委员会、陕西有色金属控股集团有限责任公司等单位，建立完善了人防、物防、技防三位一体的安防系统。   

在执法检查过程中，检查组也发现一些单位档案工作还存在薄弱环节：一是少数单位对档案工作重要性认识不够，档案管理时紧时松，对执法检查有应付过关思想；二是部分单位没有实现档案集中统一管理，特别是会计、基建、音像、实物档案还散存在形成部门；三是部分单位没有按要求移交到期档案，一些撤并和二级单位的档案也没有进行整理和有效的监管；四是档案信息化发展不够平衡。有的单位信息化滞后，有的在机关OA系统已运行的情况下没有对电子文件实施有效的归档管理；五是个别单位档案实体安全和信息安全管理仍有漏洞，有的单位安全防范措施还不到位，缺乏基本的安防设施设备，有的借阅利用手续不严格，还需进一步完善。 

经检查组综合评估，结果如下（按省级机关档案工作业务协作组顺序排列）：

优良单位：省委机构编制委员会办公室、省委台湾工作办公室、省人力资源和社会保障厅、省司法厅、中国民主同盟陕西省委员会、共青团陕西省委员会、省总工会、省地震局、陕西工业职业技术学院、西安外国语大学、西安外事学院、西安医学高等专科学校、西安科技大学档案馆、西北政法大学档案馆、陕西有色金属控股集团有限公司、陕西法士特汽车传动集团有限责任公司。

合格单位：省档案馆、省委巡视工作领导小组办公室、当代陕西杂志社、省地方志办公室、省民族宗教事务委员会、省果业管理局、省气象局、省中医药管理局、省体育局、省信访局、省文联、省通信管理局、西安交通大学城市学院、西安理工大学高科学院、西安高新科技职业学院、陕西省引汉济渭工程建设有限公司。

希望获得优良等次的单位保持良好工作态势，以习近平总书记关于档案工作“三个走向”要求为根本遵循，进一步提高档案规范化管理水平。省级机关、企事业单位抓好新修订的《档案法》《陕西省档案条例》等档案法律法规以及档案工作标准规范的贯彻落实，向获得优良等次的单位看齐，坚持问题导向，针对执法检查时指出的问题，举一反三，认真整改，突出重点、补足短板，提高档案工作整体水平，为推动全省档案事业发展作出积极贡献。

建议获得年度执法检查优良的部门和单位，依据《陕西省档案条例》有关规定，对本机关档案机构和档案工作人员给予表彰奖励。

陕西省档案局

2020年12月17日