白河：档案管理靠的是制度

档案资料，作为历史资料的书面记载，对我们了解过往事实具有非常重要的作用。检察机关的档案资料，尤其是诉讼文书档案更是显得至关重要，近年来，白河县检察院在档案工作中坚持安全、规范、便捷、高效的标准，通过抓基础落实、抓规范管理，使档案工作规范高效运行，为检察工作提供了良好保障。

狠抓档案工作制度建设。该院致力于从制度管理方面狠抓档案工作的规范化建设。结合国家档案工作法律、法规，建立完善了档案工作各项规章、制度，先后制定了《档案员岗位责任制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁、移交制度》、《文件材料收集归档制度》、《档案利用制度》、《档案保管制度》等制度，并修订完善了《档案管理网络示意图》和《档案门类示意图》，各类档案管理制度健全，充分保证了我院在档案管理的收集、整理、鉴定、保管、利用、保密等各个环节都有章可循，有规可遵。

保障给力，狠抓档案工作基础建设。新的“两房”投入使用后，办案办公条件得到极大改善，该院以此为契机，以创建三A档案室为抓手，大力加强档案硬件设施建设，配备了总建筑面积100余平方米的档案工作区，工作区设档案室一间，查档室一间，档案办公室一间，达到了档案室、阅览、办公三分开的要求。为档案室及时，优先配备了办公桌椅、计算机、打印机、高速扫描仪、档案应用专用软件，还针对不同的档案类型，配置了档案密集架、专用实物档案柜、防磁柜、保险柜，选配了大功率空调、除湿机、灭火器、温湿度计、防盗门窗、防光窗帘、防虫药等设备，同时，在档案工作区，安装了24小时不间断监控录像，确保档案室的保密和安全，达到了档案“八防”要求，目前的档案设备不论从安全保密、硬件建设等方面，都达到了全市检察机关领先水平。

规范管理，把握档案工作关键环节。在抓好档案基础保障建设的同时，该院还注重档案工作科学规范管理和开发利用，使档案资料生动、鲜活起来。一是积极提高档案业务能力。每年自行组织全院干警进行档案知识培训，科学强化档案管理意识。积极征订《档案工作》、《档案管理实务》、《人民检察院诉讼档案管理办法》等档案工作学习资料，组织档案管理员每年参加省市院和县上组织的各级档案业务培训，并邀请档案局的专业人员来进行教学、指导，通过多种途径促使档案管理员业务能力不断增强。

二是全面准确分类组卷和案卷入档。该院将每年3月份定为“档案整理入档月”，将前一年所有的文书、诉讼、会计等档案收集齐全，由专人进行整理归档，做到分类准确，及时完整归档，归档文件材料符合质量要求；档案的归档率、完整率和准确率达100%。组卷遵循了文件材料的形成规律并保持了卷内文件材料的系统联系，做到了规范、合理；卷内文件整齐，排列有序，案卷封面、卷内目录填写规范、清晰，符合国家档案局的标准要求。各类档案排架合理，案卷排列有序、实用，案卷标题简明、准确；各种档案检索工具齐全。为全方位深层次多角度地挖掘提供档案资料，充分利用档案信息资源及时、准确的为检察工作服务，先后编制了大事记、全宗介绍、利用效果实例汇编、组织沿革、机关简介等10余种参考资料；编制了案卷目录、全引目录、案卷人名目录、案卷年份目录等检索工具，充分利用档案软件管理系统，将近五年的文书、案卷目录录入到系统中，实现了手写目录、电子目录与软件管理同步，使查阅档案方便快捷，大大提高了档案工作效率和效果。通过以上深入细致的工作，该院档案室多次获得相关部门领导和同志的好评。三是安全规范保管和利用。该院档案室的档案由专人负责保管，并在档案的借阅利用移出、销毁等环节上建立逐级审批制度，严格按规定手续办理。档案室每月对档案进行一次大检查，发现问题及时向领导报告，并采取有效措施，保证档案的安全。注重防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，并且每天做好温湿度记录，库房温度保持14度到24度，湿度保持在45—65％之间。底片、录音、录像带都装入防磁柜的密封保存，照片档案装入影集保存。档案排列有序，统一编号，分类存放。

严格档案借阅制度。该院制定了档案室查阅档案审批表、档案借阅登记表，本单位查阅诉讼、文书和其他业务性档案，应事先填写“档案室查阅档案审批表”，由办公室主任和分管领导签字后方可到档案室查阅。外单位确需查阅档案，须持有单位介绍信，经分管办公室副检察长同意后方可查阅，外单位查阅本单位重要档案须经检察长同意后方可查阅。查借档案后，应据实填写《档案利用效果登记表》，写明查档目的、摘抄内容及作用和效果，同时，设有档案管理基本情况统计台帐（包括档案数量、机构、人员、设备、库藏结构），档案利用情况随时能够反馈。

（作者：白河县人民检察院 刘宝利 张友权 编辑：胡安辉）